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OneTec Eventattitude

OneTec - Politique de confidentialité

Il s'agit du "règlement sur la protection de la vie privée" (ci-après le "règlement") de OneTec SRL (ci-après "OneTec" ou l'"employeur").

1. Qui sommes-nous ?

 L'organisation d'un événement est toujours un défi important pour les agences. Elles consacrent toute leur énergie à des milliers de détails pour que les visiteurs et les organisateurs soient satisfaits.

L'objectif de OneTec est d'améliorer l'efficacité des organisateurs et de créer une expérience client unique grâce à une innovation de pointe.

L'histoire de OneTec commence au début de l'année 2000 en tant que société de développement de logiciels. Le premier événement majeur pour lequel OneTec a travaillé a eu lieu en 2002 à l'occasion d'un grand congrès médical international et depuis, OneTec n'a jamais cessé de travailler dans ce secteur.

L'expansion d'Onetec s'est faite par croissance organique, mais aussi par quelques acquisitions majeures : Cerix (leader belge de la location informatique à court terme), AIM (société spécialisée dans les systèmes de vote), Whos-in (société de billetterie et de contrôle d'accès), Getyoo (spécialisée dans les services interactifs pour les visiteurs de salons publics et professionnels), Bebotics (spécialisée dans les cabines photographiques et les expériences événementielles personnalisées) et Eventattitude (leader dans l'activation de marques et les expériences interactives et personnalisées).

Aujourd'hui, les services de OneTec s'articulent autour de trois axes principaux : Technologie événementielle, Activation de la marque et Location IT/AV.

Nous prenons votre vie privée au sérieux et nous nous engageons à respecter les lois sur la protection des données, et en particulier le règlement général sur la protection des données (RGPD).

OneTec est une société de droit belge, dont le siège social est situé à Leuvensesteenweg 542/C4, 1930 Zaventem et qui est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0478.88.94.93.

Nous mettons tout en œuvre pour mettre les activités de traitement des données de OneTec en conformité avec la législation applicable en matière de protection des données, y compris le règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) et la loi belge sur la protection des données du 8 décembre 1992, chacune étant applicable, et telle qu'amendée, reformulée ou remplacée de temps à autre.

2. Quelles données ?

- Sont considérées comme des informations confidentielles au sens du présent règlement : Toutes les informations de l'employeur qui n'ont pas été rendues publiques. Les informations confidentielles qui ont été rendues publiques illégalement doivent également être considérées comme des informations confidentielles ;
- Toutes les données personnelles, telles que définies par le GDPR, à savoir :

 " Toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable est réputée être une "personne physique identifiable", c'est-à-dire une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale".

Ci-après dénommées "informations confidentielles".

Nous traitons le plus souvent, mais pas toujours, les catégories suivantes d'informations confidentielles vous concernant : 

- Vos données personnelles (nom, prénom, adresse, ville, pays) ;
- Vos données professionnelles (entreprise, titre du poste) ;
- Votre adresse électronique ;
- La photo qui vous représente ainsi que les autres personnes figurant sur la photo ;
- Sur une base agrégée, des données sociodémographiques limitées : votre sexe (féminin-masculin non défini), votre âge (ou fourchette), votre langue ;
- Les réponses qui ont été posées par notre client et que vous avez été invité à compléter.

Nous traitons vos informations confidentielles aux fins suivantes, uniquement avec votre consentement : 

- Envoi d'une confirmation d'inscription, d'un rappel, d'un message de remerciement ou d'une enquête post-événement ;
- Envoi de documents relatifs à l'événement ;
- Envoi de votre photo à votre adresse électronique ;
- Publier votre photo sur une galerie de photos accessible en privé ;
- Transférer votre photo à notre client ainsi que les informations que vous avez fournies en réponse aux questions posées par notre client afin qu'il puisse mieux vous connaître. Notre client n'est pas autorisé à utiliser vos données personnelles à des fins de marketing et n'utilisera pas votre photo pour des communications internes ou externes de l'entreprise (par exemple, publier votre photo sur ses propres comptes de médias sociaux ou sur son site web) à moins que vous n'ayez demandé et donné votre consentement ;
- Transférer votre photo et votre adresse e-mail à notre client afin que vous puissiez recevoir des offres spéciales et des promotions de notre client ;
- Transférer votre photo à notre client afin qu'il puisse l'utiliser dans le cadre de ses communications internes ou externes (par exemple, publier votre photo sur ses propres comptes de médias sociaux ou sur son site web) ;
- Transférer votre photo et votre adresse électronique à notre client et lui fournir des informations socio-démographiques afin qu'il puisse adapter ses activités de marketing.

3. L'engagement des salariés

Ce règlement contient des directives que tous les employés de OneTec doivent respecter dans l'exercice de leurs fonctions. Les employés entrent en contact avec des informations confidentielles dans l'exercice de leurs fonctions. Les employés doivent maintenir les informations confidentielles à tout moment sous le sceau du secret et ne les partager avec personne d'autre que les collègues autorisés, après vérification, à accéder aux informations confidentielles en question.

Les employés s'engagent à ne pas partager volontairement ou involontairement des informations confidentielles avec des personnes non autorisées, y compris des tiers.

 Les employés s'engagent également à ne jamais utiliser les informations confidentielles aux dépens de l'employeur, ou à d'autres fins que celles de leur mission.

Ces engagements font l'objet d'un contrat interne conclu par tous les employés, y compris les membres du Conseil d'administration, la direction, les bénévoles, les stagiaires, les sous-traitants, les clients, etc. (ci-après les "collaborateurs") et, par conséquent, toute personne qui entre en contact avec des informations confidentielles de l'employeur ou des informations pouvant être considérées comme des données à caractère personnel en vertu du règlement GDPR.

4. Vos droits

Sous réserve des lois applicables en matière de protection des données, vous disposez de droits d'accès, de rectification et d'effacement de vos données à caractère personnel, de droits d'opposition ou de limitation du traitement de vos données à caractère personnel et du droit à la portabilité des données, ce qui signifie que.. : 

- Vous avez le droit d'être informé de la manière dont nous utilisons vos données personnelles et de la façon dont vous pouvez exercer vos droits.
- Vous avez le droit de recevoir des informations claires, transparentes et facilement compréhensibles sur la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et sur vos droits ;
Par conséquent, ceci est mentionné sur chaque écran que nous utilisons pour demander / collecter vos informations personnelles et vous avez le droit de ne pas le faire. -
- Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles. Cela vous permet de savoir et de vérifier que nous utilisons vos données personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données ; 
- Vous avez le droit de demander l'effacement de vos données personnelles lorsqu'il n'y a pas de raison impérieuse pour que nous continuions à les utiliser. Veuillez noter qu'il ne s'agit pas d'un droit absolu à l'effacement et que des exceptions s'appliquent.
- Vous avez le droit de faire rectifier vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes ;
- Vous avez le "droit d'être oublié" et, en termes simples, cela vous permet de demander la suppression ou le retrait de vos données à caractère personnel lorsqu'il n'y a pas de raison impérieuse pour que nous continuions à les utiliser. Il ne s'agit pas d'un droit absolu à l'effacement et des exceptions s'appliquent ;
- Vous avez le droit de "bloquer" ou de supprimer l'utilisation ultérieure de vos données à caractère personnel. Lorsque le traitement est restreint, nous pouvons toujours conserver vos données à caractère personnel, mais nous ne pouvons plus les utiliser ;
- Vous avez le droit d'obtenir et de réutiliser vos données personnelles à vos propres fins dans différents services ;
- Vous avez le droit de déposer une plainte concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles auprès de votre autorité nationale de protection des données ;
- Si vous avez donné votre consentement à tout ce que nous faisons avec vos données à caractère personnel, vous avez le droit de le retirer à tout moment (bien que si vous le faites, cela ne signifie pas que tout ce que nous avons fait avec vos données à caractère personnel avec votre consentement jusqu'à ce moment-là est illégal).

 Veuillez nous envoyer toute demande concernant vos droits en tant que personne concernée par les données par courrier électronique à l'adresse info@onetec.eu. Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dès que cela sera raisonnablement possible et toujours dans les délais prévus par la législation applicable en matière de protection des données. Veuillez noter que nous pouvons être amenés à conserver certaines de vos données à caractère personnel à certaines fins, comme l'exige ou l'autorise la loi. Nous pouvons également vous demander une preuve d'identité si nous avons un doute sur votre identité.

5. Protection des informations confidentielles / Mesures de sécurité

Légalement, si nous avons reçu vos données personnelles avec votre consentement et avec un intérêt légitime à les collecter et à les divulguer à notre client, nous sommes dans notre droit.

Nous vous demanderons votre consentement libre, préalable et éclairé si nos clients veulent utiliser vos données personnelles à des fins de marketing direct ou veulent publier votre photo en ligne (sur leurs comptes de médias sociaux ou sur leurs sites web) ou l'utiliser pour des communications d'entreprise internes ou externes. En donnant votre consentement à
notre client, vous renoncez irrévocablement à toute demande de dédommagement (économique) pour l'utilisation par notre client de votre image ou de vos données personnelles.
La fourniture de vos données personnelles est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par OneTec, à condition que ces intérêts prévalent sur vos droits et libertés fondamentaux.

 Nous ne vous soumettons pas à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative. La fourniture de votre photo et de vos données personnelles (c'est-à-dire votre adresse électronique) est une condition nécessaire à la fourniture de notre service. Si nous ne pouvons pas traiter votre photo ou votre adresse électronique, vous ne pouvez pas utiliser notre service.

Nous ne collectons pas de données personnelles vous concernant auprès de tiers

Nous avons analysé les risques et les réévaluons spécifiquement pour chaque donnée collectée (mise en place de mesures adaptées au risque). Traitement dans l'intérêt légitime du client / organisé par un contrat qui régit l'utilisation des données et la protection. La collecte des données se fait selon les règles du GDPR : toujours avec application gratuite, révélée d'un consentement spécifique par un événement actif.

 En outre, vous pouvez prendre connaissance de toutes les mesures de sécurité que nous avons prises et qui sont mentionnées dans la présente politique de confidentialité.

6. Transport d'informations confidentielles

En cas de transport d'informations confidentielles (par exemple sur une clé USB ou un ordinateur portable en dehors des locaux de l'entreprise), les employés tiennent compte des lignes directrices suivantes : 

- Les employés limitent le transport d'informations confidentielles à l'intérieur de l'entreprise et exclusivement à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leur travail ;
- Les employés doivent être conscients en permanence du risque de perte de données dans ce type de situation ;
- Les employés doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour éviter le vol ou la perte de données (par exemple, oubli de leur ordinateur portable/smartphone dans le train, vol de leur ordinateur portable laissé dans la voiture...) ;
- Les salariés ne doivent jamais laisser leur ordinateur portable sans surveillance en dehors du lieu de travail ; Les salariés victimes d'un vol de leur ordinateur portable, smartphone ou tablette informent leur supérieur hiérarchique sans délai et au plus tard dans les six (6) heures de la découverte du vol. Les salariés qui constatent que leur ordinateur portable, smartphone ou tablette a été piraté doivent en informer leur supérieur hiérarchique sans délai et au plus tard dans les six (6) heures de la constatation ;
- Les employés qui utilisent un autre réseau sans fil que celui de l'employeur doivent vérifier s'il s'agit d'un réseau sécurisé. Il est également interdit aux employés d'utiliser un réseau WIFI ouvert et non sécurisé.

Ces engagements font l'objet d'un contrat conclu entre tous les employés, y compris les membres du conseil d'administration, la direction, les bénévoles, les stagiaires, les sous-traitants, les clients, etc. (ci-après les "collaborateurs") et, par conséquent, toute personne qui entre en contact avec des informations confidentielles de l'employeur ou des informations qui peuvent être considérées comme des données à caractère personnel en vertu du règlement GDPR.

7. Où sont stockées mes informations confidentielles ?

Toutes les données sont stockées dans une base de données SQL, sécurisée par un login et un mot de passe cryptés. Le centre de données est situé en Europe et dupliqué en Belgique pour des raisons de sécurité.

Les données seront fournies à notre client, si cela est autorisé par le GDPR, par le biais d'un fichier crypté.

Les données au repos seront supprimées par OneTec à la fin de la mission.
- En dehors de OneTec : les serveurs sont physiquement localisés par Net7 - notre sous-traitant GDPR situé en Belgique et OVH. A l'intérieur de OneTec : les données ne transitent que par les responsables du projet. Chaque ordinateur est protégé par un mot de passe personnel. Le bâtiment de OneTec est protégé par un système d'alarme.
système d'alarme.

8. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous traitons vos données personnelles. OneTec, ses clients et ses sous-traitants ne conservent pas les données plus longtemps que nécessaire pour mener à bien la mission pour laquelle elles ont été collectées et ne les transmettent pas à des tiers sans l'autorisation explicite des clients participants.

Nous utilisons les critères suivants pour déterminer les durées de conservation des données à caractère personnel en fonction du contexte et des finalités de chaque traitement

- Le temps écoulé depuis l'événement ;
- La sensibilité des données personnelles ;
- des raisons de sécurité (par exemple, la sécurité de nos systèmes de sécurité de l'information) ;
- Tout différend ou litige actuel ou potentiel ;
- toute obligation légale ou réglementaire de conserver ou de supprimer des données à caractère personnel.

 Lorsque vous êtes invité à donner votre consentement, vous êtes toujours informé de la période de conservation afin de pouvoir accepter l'utilisation de vos données en toute connaissance de cause.

9. Comment puis-je cesser de recevoir des courriels de marketing ?

Si vous souhaitez ne plus recevoir d'e-mails de nos clients, vous pouvez vous désinscrire à tout moment de la liste de diffusion de nos clients ou leur envoyer un e-mail expliquant que vous ne souhaitez plus recevoir leur lettre d'information.

 Nos clients doivent vous donner la possibilité de vous opposer à la réception de tout type de courrier électronique, par exemple au moyen d'un lien permettant de se désinscrire de leur liste de diffusion ou en vous permettant de leur envoyer un courrier électronique.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.

Vous avez toujours le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données. L'autorité compétente en matière de protection des données pour la Belgique peut être contactée à l'adresse suivante :

Belgian Data Protection Authority / Autorité de protection des données /Gegevensbeschermingsautoriteit
Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles / Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be
+32 (0)2 274 48 00

10. J'ai une question ou un problème. Qui puis-je contacter ?

Pour toute question ou plainte concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter
par courrier électronique à l'adresse info@onetec.eu ou par courrier à l'adresse Leuvensesteenweg 542/C4, 1930 Zaventem (Belgique).