
26 dec Onsite Badging & Table seating software voor Trends CFO 2024
Onze afdrukeenheden zijn favoriet bij organisatoren van evenementen omdat ze zeer veelzijdig zijn en kunnen worden gebruikt voor een verscheidenheid aan evenementen. Een van de meest opvallende evenementen waar onze systemen werden gebruikt, was de uitreiking van de CFO of the Year Awards. Dit prestigieuze evenement erkent de CFO die het afgelopen jaar het beste heeft gepresteerd voor zijn bedrijf. Het evenement omvat ook twee extra awards, waardoor er een spannende en competitieve sfeer ontstaat voor alle genomineerden.
Het CFO of the Year-evenement is een belangrijke gebeurtenis die belangrijke bedrijfsleiders, financiële experts en invloedrijke mensen uit de sector samenbrengt. Om te zorgen voor een soepele ervaring voor zowel de organisatoren als de deelnemers, zijn een goede planning en uitvoering essentieel, vooral bij de registratie, zitplaatsen en badging.
Roularta, de organisatie die het evenement beheerde, had een efficiënte oplossing nodig om de registratie- en badgingprocessen voor alle deelnemers af te handelen. Naast het uitgeven van standaardbadges voor evenementen was de uitdaging om zitplaatsen toe te wijzen voor een formeel diner, waarbij elke deelnemer een specifieke zitplaats toegewezen kreeg. De stoelindeling van het evenement was cruciaal omdat deze moest worden weergegeven op de badge van elke deelnemer.
Gezien de aard van het evenement was het belangrijk dat bezoekers bij aankomst op de locatie snel toegang hadden tot hun stoelgegevens. De badges moesten niet alleen dienen als identificatie, maar moesten ook het juiste stoelnummer voor elke gast weergeven. Dit vormde een uitdaging voor Roularta, omdat er een systeem nodig was dat dynamische gegevens kon beheren en de nauwkeurigheid van alle badges kon garanderen.
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, voorzag ons team Roularta van een geïntegreerde oplossing die zowel registratie als badging omvatte. Onze afdrukeenheden werden gebruikt om gepersonaliseerde badges te maken voor elke deelnemer. Deze badges bevatten essentiële evenementgegevens zoals de naam van de deelnemer, het bedrijf en het stoelnummer, dat dynamisch werd toegewezen op basis van het stoelindelingsschema. Een van de belangrijkste tools die we aan Roularta leverden was onze software voor tafelopstelling, waarmee het mogelijk was om eenvoudig zitplaatsen te beheren en toe te wijzen aan deelnemers. Met de software kon het team van Roularta snel zitopstellingen invoeren en bijwerken als dat nodig was. Zodra het stoelenplan klaar was, werden de stoelnummers direct gekoppeld aan de registratiegegevens van elke deelnemer, zodat het juiste stoelnummer op de badge werd weergegeven. Het stoelnummer werd duidelijk weergegeven op de badge van elke deelnemer, zodat gasten gemakkelijk hun toegewezen plaatsen konden vinden tijdens het dinergedeelte van het evenement.
Dankzij onze geïntegreerde registratie- en badgingoplossing kon Roularta het CFO of the Year-evenement vlot en efficiënt beheren. De printeenheden produceerden duidelijke, op maat gemaakte badges met alle benodigde gegevens voor elke deelnemer. Met de tafelplaatsingssoftware kon Roularta moeiteloos de indeling van de tafels beheren en ervoor zorgen dat het juiste plaatsnummer op de badge van elke deelnemer zichtbaar was.
Dit gestroomlijnde proces droeg bij aan het algehele succes van het evenement, omdat het verwarring of vertragingen tijdens het inchecken en het plaatsen tot een minimum beperkte. Deelnemers konden snel hun plaatsen vinden en het evenement ging zonder onderbrekingen door. Het gebruik van onze afdrukeenheden en tafelplaatsingssoftware zorgde voor een naadloze ervaring voor zowel de organisatoren van het evenement als de deelnemers.